名刺管理はパソコンが最適です
社会人になりたての頃、自分の名刺を会社に作ってもらい、初めて名刺交換をしたときは、なんだかすごく大人になった気分でした。仕事柄、名刺はマストアイテムなため、交換した名刺の分だけ、相手の名刺がどんどん増えていくことになり、膨大な量の名刺が山積みになってしまいました。その頃の名刺管理の方法は、とにかく頂いた名刺を時系列で並べ、実物をホルダーに入れていましたが、だんだんと不都合が出てきました。実物による名刺管理の不都合は、検索に時間がかかること、さらに名刺は時系列に並んでいるため、過去のスケジュール帳がないと、検索できないことが上げられます。ですが、もっとも不都合な点は、膨大な量の実物を持ち出すことは不可能なため、出先で検索できないことが、大きな問題となってきました。実物による名刺管理の方法をとっていたために、仕事の効率は低下し、営業成績も下がり、非常に厳しい状況となってました。そんなとき、見るに見かねた上司がパソコンによる名刺管理方法を教えてくれました。その上司は、交換した名刺はスキャナーで画像として取り込み、パソコンで名刺管理をしていました。しかも上司は、市販の名刺管理ソフトでなく、会社で使用しているソフトで、自分専用の名刺管理データベースを作成していました。さらに、そのデータベースには出先からも上司だけがアクセスできるようにしてあり、膨大な量の名刺を常に持ち歩いているかのごとく、仕事をこなしていることを教えてくれました。はっきり言って、この方法を教えてもらったときは、暗闇の中に一筋の光が差し込んだように感じました。早速、同じ方法で名刺管理をパソコンで行い、自分のデータベースを作成し、仕事に活用しています。営業成績も向上し、昇進することができました。。
もしあの時、データベースのことを教えてもらえなかったらと思うと、恐ろしくなります。現在、データベースを教えてくれた上司は管理職になり、自分はその右腕として、数十人の部下を持つようになりました。自分と同じような名刺管理をしている新人を見ると、少し懐かしい気持ちになりますが、すぐデータベースの作り方を教えています。